קולות קוראים

מעקב שוטף אחר פרסום קולות קוראים רלוונטיים. המעקב נעשה דרך פרסומי משרד התרבות והספורט והמערכות הממשלתיות הרלוונטיות. קשר שוטף עם גזב"ר/ממצה משאבים/רכז הקולות הקוראים ברשות ורישות מקצועי עם מנהלי תרבות ברשויות אחרות מסייעים גם הם באיתור הזדמנויות מתאימות. בשלב זה נדרשת בחינה מעמיקה של תנאי הסף ודרישות המימון המשלים (מאצ'ינג).

לאחר איתור קול קורא מתאים, נדרש לגבש את הרעיון או הפרויקט המוצע. שלב זה כולל כתיבת תכנית מפורטת עם מטרות ויעדים ברורים. במקביל, יש לתאם עם הגורמים הרלוונטיים ברשות, כמו גזברות, הנדסה או חינוך, ולבצע בדיקת היתכנות תקציבית וארגונית. תהליך זה דורש מעורבות של גורמי מקצוע ברשות ואישור מורשי חתימה.

הכנת המסמכים הנדרשים והגשתם לפי הדרישות. תפקידו של מנהל התרבות בשלב זה הוא להכין את כל החומרים המקצועיים הנדרשים ולוודא את דיוקם. עליו לעמוד בקשר רציף עם הגורמים המקצועיים הרלוונטיים לקבלת האישורים הנדרשים. חשוב להקפיד על לוחות הזמנים שנקבעו להגשה.

מתחיל רק לאחר קבלת הרשאה חתומה. לאחר קבלת אישור התמיכה, מנהל התרבות מוביל את ביצוע הפרויקט. ניהול התקציב נעשה בשיתוף עם הגזברות, תוך הקפדה על תיעוד שוטף של הפעילות ומעקב אחר אבני הדרך שהוגדרו. חשוב לשמור את כל המסמכים והאסמכתאות במהלך הביצוע לטובת שלב הדיווח.

שלב זה מסכם את העבודה על ה"קול קורא". בסיום הפרויקט נדרש שיתוף פעולה הדוק עם מחלקת הכספים בהכנת הדיווחים הנדרשים. מנהל התרבות אחראי על איסוף כל האסמכתאות הרלוונטיות והכנת דו"ח ביצוע מפורט. התשלום מהמשרד הממשלתי מתקבל רק לאחר ביצוע הפעילות והשלמת כל דרישות הדיווח.